2020年11月8日掲載

顛末書とは？ビジネスで顛末書が必要になるケースと書き方サンプル

水野文也F.Mizuno

1：顛末書とは…？

（1）「顛末書」の読み方は？顛末書の意味と英語での言い方

「顛末書」は「てんまつしょ」と読みます。「顛末」とは、何か起きた場合の「最初から最後までのすべての事情」という意味。そして「顛末書」とは、トラブルが起きた際に一部始終を報告する書面のことです。会社においては社内宛のビジネス文書のひとつになります。

英語の表現は「detailed error report」「detailed error analysis」など。問題の詳細を記述したレポートといった感じになります。

（2）顛末書と始末書の違い

顛末書と始末書、どちらも仕事上のトラブルやミス、不始末、不祥事、不適切な行為があった場合に、事実に重点を置いて書く書類です。しかし、一般的に顛末書は、これらの出来事について報告する文面であるのに対して、始末書は報告に謝罪文や反省文なども加えます。

ただし、会社によっては顛末書にも反省文の記載を求められるケースもあるようです。

（3）顛末書は手書きで書くべき？

手書き、パソコンでの作成のいずれでもOKですが、社内に指定のフォーマットがある場合は、それに従いましょう。手書きにするかパソコンにするかについても、社内の規定に沿って作成します。

何も規定がない場合、手書きにすれば人間味が感じられる他、謝罪の気持ちも伝わりやすいのではないでしょうか。

（4）顛末書を書かされた…その他の処分もありえる？

顛末書を書かされた。自分の勤務評定はどうなるか、このトラブルにおいて処分を受けるのか、気になるところですね。一般的に顛末書は、経過報告を記すわけですが、これは再発防止の資料にもなりうるので、多くの場合、心配することはないでしょう。

ただし、始末書になると、事情が異なります。自分の行為で会社に損害を与えたケースに書くことが大半なので、社内処分を覚悟したほうがいいかもしれません。顛末書も褒められるものではないながら、始末書ほど事態が深刻ではないといえます。

2：会社の鍵などを紛失した場合も…顛末書が必要になるケース5つ

（1）備品の紛失

多いケースではないでしょうか。会社の鍵、会社から借りている携帯電話、社員証やバッジなど、会社の備品や、個人で使用しているもので会社から貸与されている物品などを紛失した場合は、上司などに報告すると同時に、顛末書を記す必要があります。

社員証やバッジなどが不正利用されることも考えられるので、速やかに対処しましょう。

（2）器物破損

会社に損害を与えたことになりますので、場合によっては始末書が求められるかもしれません。会社から貸与されているスマホの液晶が粉々に……。うっかり落としてしまったなど自分の不注意が理由ですならば、この場合も顛末書が必要となることが多いでしょう。

（3）遅刻

自分の遅刻で、大切な取引先とのアポに遅れてしまった。寝坊は言語道断ですが、電車の遅延が理由でも、それは相手には関係ありません。あなたの遅刻が理由で、取引が流れた場合は、顛末書ではなく、始末書の提出を求められる可能性もあります。

（4）交通事故

自分の不注意が原因なら、状況によっては顛末書、始末書どころか重い処分が下される可能性も生じます。相手の不注意が原因でも、会社の自動車に修理が必要となった場合などは、その顛末を報告する必要はあるでしょう。

（5）不可抗力によるトラブルも

外部のアウトソーシングしているサーバーが故障、それが原因で取引先と連絡するメールが一切できず、トラブルが発生……ありがちな話ですよね。

自分が原因でなくても、上記の交通事故と事情は同じ。顛末を報告しなければなりません。また、自分の部下の不始末についても、自分はまったく関わりなくてお咎めなしとなっても、監督責任が生じますので、顛末書を記す必要があるでしょう。

3：クレームや事故対応の顛末書の書き方は？注意点とサンプル

（1）社内提出用の顛末書サンプル

以下に、社内提出用の顛末書の例を示しました。

注意点としては、経緯について場所や日時などをしっかり記入し、現況に関しても簡潔に必要事項をまとめます。他の報告書でも同じことがいえますが、5W1Hが基本！　ダラダラと書かず、要点をしっかりまとめましょう。

顛末書

このたび、私こと小学太郎が会社通用口の鍵を紛失したことについて、下記のとおりご報告いたします。

記

1．経緯：

〇〇年〇月〇日の勤務終了後、最後の帰宅者が自分であったため、会社通用口を施錠し鍵を自宅へ持ち帰りました。翌朝の出社時に鍵が紛失していることが判明しました。

2．現況：

当日の帰宅経路から、駅への遺失物問い合わせ、警察署への紛失届を提出しましたが、現時点で鍵は見つかっておりません。

3．対策：

鍵の保管について、現状では個々の社員が行っておりますが、紛失しやすいという問題があります。会社の通用口の鍵は持ち帰ることをせず、暗証番号によるキーボックスの利用や、指紋認証ができる電子錠の導入が最善策と考えられます。

（2）謝罪など…社外へ対する顛末書の書き方の注意点とサンプル

社外への顛末書の場合は、上部に提出先の会社名、部署や役職、自分の会社名と所属、氏名を記し、会社からの報告という体裁をとります。顛末だけではなく、通常のビジネス文書と同様に挨拶文を添えておきましょう。もちろん、お詫びを忘れてはなりません。

令和〇年〇月〇日

〇〇株式会社

〇〇部長

〇〇　〇〇様

〇〇株式会社

〇〇部〇〇課

〇〇　〇〇

顛末書

平素は大変お世話になっております。このたび、弊社商品「〇〇〇〇」の納品が滞っている件について、下記のとおりご報告いたします。納品が遅れたことについて、深くお詫び申し上げます。

記

1．原因：

〇〇年〇月〇日に〇〇国に大規模な水害は発生し、同国にある〇〇〇〇を製造している工場が被災し生産ラインが停止、それとともに、工場周辺の物流が一時的にストップしたため、〇〇を出荷できない状態に陥った。