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異動の挨拶はどうする?社内・社外向け異動の挨拶メールの書き方

槻谷岳大T.Tsukitani

目次

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1:異動の挨拶口頭やメールでの異動の挨拶文はどうする?

異動とは、地位や部署などが変わること。異動する際には、それまでお世話になった取引先や社内の人達に、適切なタイミングで、口頭かメールなどで挨拶をします。

その際に重要なのは、まずはこれまでについての謝意を伝えること。また異動先と異動日、後任などについても伝えましょう。ポイントは、相手が知りたいと思うことや、そのあとの仕事がスムーズになる情報を想像して、しっかり伝えることです。

2:上司にはどう対応?社内向け異動の挨拶の仕方3つ

まずは社内の人に連絡する方法をご紹介します。特にお世話になった社内の上司、先輩、同僚には確実に適切な挨拶をしましょう。またできれば直接訪問し、そのあとも良好な関係が続くようにしたいですね。

1)上司に対して

お世話になった上司に対しては、これまでの感謝の意を伝えたうえ、現在担当している業務の残務処理、後任への引継ぎなどについて伝え、最終的にしっかりと完了報告を。安心して送り出してもらえるようにしましょう。

異動が決まったあとでの元部署での姿勢が、意外に異動先の上司などにも伝わり、そのあとの人望や評価などにつながることも。「立つ鳥跡を濁さず」の気持ちで完結させましょう。

2)先輩に対して

上司に対してと同様に、現業務の残務や引継ぎなどに不安点を残さぬよう、最後までしっかりと感謝を伝え、「報連相」を心がけましょう。

注意すべきは、希望どおりの異動だった場合に、気持ちが異動先の新たな仕事に行ってしまい、現部署の上司・先輩への挨拶や引継ぎなどがおろそかになること。いくら異動先にいい顔をしても、そういった姿勢は元部署から伝わってしまうものです。のちのキャリアにも影響するので注意するようにしましょう。

3)同僚に対して

日々の業務でお世話になった同僚にも、感謝の意を伝え、引継ぎなど業務上も迷惑をかけることのないようにしましょう。最後まで心のこもったコミュニケーションを心がけることが大切です。

最後に手書きのメッセージにお菓子を添えて、感謝の意を伝えたりするのも心に残って好印象でしょう。

3:タイミングはいつ?社内向け異動の挨拶メールの書き方3つ

異動はバタバタすることも多いです。すべての人を訪問したいと思っても、回り切れないことも。そんなときは、メールで挨拶することになります。その際のポイントをお伝えしましょう。

1)タイミングは正式な辞令後。異動日と後任の明記を

内示ではなく、正式な辞令が出て、社内外にオープンにしていいタイミングになったらメールを送りましょう。

そして、○月○日付で、●●部に異動になると、詳細な日時や部署・連絡先などをしっかりと明示し、現部署の後任(こちらも連絡先含む)をしっかりと共有しましょう。

2)メールのタイトルはひと目でわかるように

異動の連絡のメールをする際は、タイトルですぐに「異動の連絡」とわかるような文面にしましょう。タイトルの冒頭に【異動のご挨拶】などとつけるといいかと思います。

ビジネス界で活躍する人の中には、日々大量のメールがあふれ、全部は見切れない人もいます。埋もれずにしっかりと相手に読んでもらえるメールにするよう心がけましょう。

3)一斉送信と個人宛を分けて

現実的には、すべての訪問すべき人を回り切れないことが多いでしょう。その際、社内であっても、メールで挨拶する人が出てきますが、その際は「一斉送信」で送る人と「個別に」送る人とで区別しましょう。

一斉送信は、「●●の皆様へ」など、直接面識のない人にも、自分の異動を伝えることができます。その際は、bccを使用するなど、一緒に送った他の人のアドレスが見えないようにするのがエチケットです。個別に送る際は、「●●様へ」としっかりと名前を明記して出しましょう。

4:メールじゃなくてハガキがいい?社外のお客様向け異動の挨拶メール・挨拶文の書き方3つ

社外の場合、社内以上にこれまでの御礼を伝えることと、後任を紹介して業務に差し支えがないようにすることが重要です。

1)できればアポをとって訪問。後任者を連れて

営業している取引先などは、異動によってこれまでの関係が維持できるかが非常に重要なポイントです。ベストは、異動する前に後任の人間を連れて、アポをとって訪問して紹介し、これまでの関係性がしっかりと継続できるよう万全を期すことです。

2)時間がなければメール

どうしても時間がない場合は、メールでの連絡もやむを得ないでしょう。その場合も、そのあとにできるだけ不都合が起きないよう、後任者の紹介、連絡先をしっかりと記載しましょう。電話でのフォローもしておければより良いでしょう。

3)挨拶状(手紙・ハガキ)

社外の場合、異動の挨拶は直接訪問とメールのほか、手紙やハガキを出す方法もあります。直接訪問するのがベストですが、そうでない場合、手紙かハガキなら、メールが埋もれるリスクもなく、郵便なのでほぼ確実に相手の手元に届くメリットがあります。

また、電子メールに比べて、手書きの書面だと丁寧さが伝わると感じる相手もいるでしょう。

5:異動の挨拶メールの英語での書き方

海外事業を担当されている人の場合、英語で異動メールを送る必要があることも。英文の際も、大枠は日本語と同じように、「異動先」「後任の連絡先」「感謝の言葉」を伝えることが重要です。

ただし日本語よりも、結論を先に言う言語文化のため、冒頭で異動の事実をハッキリと伝えることが重要でしょう。

メールのタイトルは「Transfer to Sales Department」(営業部に異動になりました)などとし、

本文で、「Please be informed that ~」と異動の内容を伝え、

My replacement will be Taro Tanaka.」と後任を伝え、

I would like to thank you for support you have given to me.」などと感謝の言葉を述べます。

6:社内向け異動の挨拶メールへの返信の書き方3つ

続いては、逆に自分が異動挨拶のメールを受けとった場合の対応についてみていきましょう。

1)なるべく早く、必ず返信する

異動メールを受けとった場合は、なるべく早いタイミングで、確実に返信を出すのがマナーです。返信がないと、出した相手を「何か失礼でもあったかな」と不安にさせてしまいます。

長い文面で送り返す必要はありません。これまでの感謝、ねぎらいの言葉と、「これからも宜しくお願いします」というコミュニケーションを円滑にするフレーズを書いて、遅くとも異動日までには確実に返信しましょう。

2)返信先に注意

社内メールの場合、先述の一斉送信メールの場合があります。この場合は他の送信先を削除し、相手に個別に返信を送るようにしましょう。

3)上司や同僚など区別して

上司などへの返信の場合は、あなたとの関係性にもよりますが、原則としては正式に「部署名」「役職」「名前」「様」(海外営業部 部長 田中太郎 様 など)、または「名前」「役職名」(田中太郎 部長 など)で返信しましょう。役職のあとに「様」をつけると二重敬語になるので注意しましょう。

仲のいい同僚などの場合は、部署名や役職などかしこまらずに宛先の名前だけを書いてもいいかもしれません。

7:社外向け異動の挨拶メールへの返信の書き方3つ

1)早いタイミングで

社外の場合は、社内の場合よりも一層スピーディに、相手にストレスを与えないよう、迅速に返信することが重要です。受けとった際には、なるべく受けとったそのタイミングで何らかのアクションができるようにしておくのが良いかと思います。

2)宛名、形式に注意

現部署の宛名をしっかり記すことや、「お世話になっております。日頃から格別のご高配を賜りありがとうございます」など、ビジネスの儀礼の文面もしっかりと欠かさずに、相手に敬意を表すようにしましょう。

3)感謝の言葉、思い出、今後を気遣う言葉で締め

「~~様には○○について多大なご尽力を賜り、大変感謝しております。●●のプロジェクトの際にご一緒させていただいたことが良い思い出です。新天地での更なるご活躍を祈念しております」などと、相手の今後を気遣う文面で、今後も良好な関係が続くようにしましょう。

8:メールだけでなくお菓子も必要?異動先への挨拶の仕方3つ

1)社内であれば気持ち

異動先の社内であれば、メールで赴任挨拶をするのが好ましいでしょう。あまり仰々しい手土産を持っていくと、少々前のめり感を感じられることも。気持ち程度の、小分けのお菓子などを配るくらいならばいい印象をもってもらえることもあります。職場の雰囲気などを見て判断するのがベターです。

2)社外の取引先などの場合は前任者に確認を

社外の取引先などにご挨拶する際の手土産の要否などは、前任者にアドバイスを請うのが得策です。これまでの担当者が手土産を持参していたのならば、それに合わせるのが無難ですし、それまでそのような対応がされていなかったのなら、逆にかしこまらせてしまう可能性があります。状況に応じて判断しましょう。

3)臨機応変に

上記と同様に、挨拶の仕方は、社内にしろ社外にしろ、これまでの慣習などもあり、ケースバイケースともいえます。臨機応変に判断して、その後の業務がスムーズになる方法を考えましょう。

9:まとめ

誰だって異動の挨拶は、完璧にしたいもの。しかし、往々にしてドタバタの中で抜け漏れが発生しやすいものです。慌てずタイムリーに、適切な挨拶ができるよう、前もって準備をしておくことをおすすめします。