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断りメールの書き方まとめ|仕事・恋愛・友達からの誘いへの断り方と返信

松田優Y.Matsuda

目次

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1:断り方がわからずに悩んだことありますか?

どうしても断りを入れなければならないときは、仕事でもプライベートでも、できるだけ角を立てないようにしたいところ。ですが、どのような言葉を使うのが正解なのか、わからなくなることもありますよね。

今回『MENJOY』では、独自のアンケート調査を実施。20~40代の男女500名を対象に「仕事相手や友達からのお誘いメールに対して、断り方がわからずに悩んだことはありますか?」という質問をしてみました。結果は以下のとおりです。

ある・・・279人(56%)

ない・・・221人(44%)

半数以上の人が、断り方がわからず悩んだ経験があるようです。メールは顔が見えないぶん、断り方ひとつで、後々の関係にヒビが入ってしまう可能性も。お互いイヤな想いをしないために、相手を不快にさせない断り方を身につけることは、社会人として求められるコミュニケーション能力のひとつといえるでしょう。

2:【面接・ビジネスで】メールでの断り方例文3つ

ビジネスの場では、特に気遣いが必要とされるもの。大人としてのマナーを守りつつ、円満に断るためのポイントをチェックしていきましょう。

(1)結論は濁さずはっきり伝える

申し訳なさや、相手の気を悪くしたくない気持ちが先に立ち過ぎて、結論を濁して伝えてしまうことがあります。でもそれでは逆効果。「結局どっちなの?」ということになり、混乱を招いてしまいます。

感情は別として、断りのメールであることをはっきりさせるのがビジネスパーソンとしての礼儀。変にうやむやにせず、相手に断りの意思が伝わりやすい文言を使うべきです。

(2)しっかり検討した結果であることを伝える

「断る」という結果は同じでも、そこに至るまでのプロセスを知ることができるか否かで、随分印象が変わります。はっきりとした理由を伝えることができないとしても、しっかり検討を重ねた結果であるという一文を添えるだけでも十分です。

相手の熱意を無下にせず、受け止めたうえで断る……そうすることで、わだかまりを残さない関係を作ることができるのです。

(3)「お断りします」に代わる表現を使う

「断る」という言葉のインパクトは強く、どうしても負のイメージがつきまとってしまいます。それを少しでも軽減させるために、違った言い回しを覚えておくと便利です。

「辞退させて頂きます」「ご縁がなかったようです」「ご期待に添えず申し訳ありません」など、柔らかい表現を使うことによって、「断る」ことはしっかり伝えられつつ、より礼儀正しい文面になります。

3:【友達からの誘い・飲み会で】断りメールの書き方3つ

親しき仲にも礼儀あり。ざっくばらんな関係だからこそ、適当な断り方で相手を傷つけてしまわないよう意識することも大切です。

(1)理由をきちんと説明する

信頼関係のある間柄だからこそ、理由はきちんと伝えるべき。下手に誤魔化してしまうと、断ったこと以上に気を悪くさせてしまうかもしれません。

「用事がある」「先約がある」というものから「少し疲れている」「他にやりたいことがある」など、理由としては少々弱く思えるものでも、正直に打ち明けましょう。友達だからこそ、「そんなときもある」と理解してくれはずです。

(2)「ありがとう」と「ごめんね」を欠かさない

ビジネスメールのように、気遣いを100点にする必要はないですが、関係に甘えてぞんざいになってはいけません。

誘ってもらったことへの「ありがとう」、断ることに対する「ごめんね」。このふたつは基本中の基本です。いくら親しいからといって「無理」「行けない」など、短いひと言で終わらせるようなことはないようにしましょう。

(3)「今回は」という点を強調する

もう二度と誘われなくても構わない、というのであればフォローは必要ありません。しかし、友人同士でそれは考えにくいところ。「今回は断らなければならないけれど、次はぜひいきたい」という気持ちをきちんと言葉にしましょう。

「次は私から誘うね」「その日は無理だけど来月は大丈夫」など、具体的な話をするのがベターな対応。スケジュールの都合がつくのであれば、断りの文面の中で埋め合わせの約束をしてもいいかもしれませんね。

4:断りメールへの返信の仕方3つ

断られると少なからず傷つくもの。ですが、そこはスマートに大人の対応をしたいところ。ビジネス、友達、恋愛。各ケースごとに押さえておきたいポイントを見てみましょう。

(1)ビジネスの相手へ

まず、断られたという事実をしっかり理解しているとわかる文言は必ず入れましょう。もちろん恨み言や言い訳はなし。断られる理由を聞きたくなるかもしれませんが、相手が伝えてくれない以上は深追いすべきではありません。

また、「ご検討ありがとうございました」と、相手への感謝を述べるのも大事です。次のチャンスに繋げるためにも、「飛ぶ鳥跡を濁さず」の精神で、清々しい態度を心掛けましょう。

(2)友達へ

あまり相手が気にしないように、軽い返事を心掛けるのも気遣いです。「大丈夫だよ」「また今度一緒に行こう」など、前向きで明るいワードを入れるといいでしょう。笑いに変えることができる関係であれば、あえて恨み言をいってみるのもアリ。また断りの事情を教えてもらっている場合は、そこを気に掛けるひと言を忘れないようにしたいですね。

(3)恋愛関係の相手へ

デートの約束がキャンセルになってしまったショックは、他の用事がなくなったときと比べものになりません。楽しみにしていたぶん、落胆も大きいでしょう。とはいえ、あまり相手を責めてはダメ。粘着質な態度ではなく、「わかってくれた」とホッとできるような文面を心掛けましょう。

ただし、アッサリしすぎると「断られても平気なのか」と誤解されかねません。「楽しみにしていたけど仕方がないね」など、かわいい恨みごとに優しさを感じさせるひとことを添える程度が正解です。

5:恋愛での相手への断り方のコツ3つ

上手な断り方も恋愛テクニックのひとつ。ここぞというときに困らないよう、コツを予習しておきましょう。

(1)片想いの相手の場合

まずは、残念な気持ちを伝えると共に、理由をきちんと説明しましょう。あくまで自分の都合で断るのだと、相手にわかってもらうべき。効果的に絵文字やスタンプを使いつつ、「すごく行きたかった」アピールを強めに。

断った埋め合わせを口実に自分から誘いやすくなるともいえるので、改めてお誘いをするのもグッド。ピンチをチャンスに変えて、自分から積極的になるきっかけにしましょう。

(2)自分には好意がない場合

乗り気ではない相手からの誘いを断るとき、さりげなく気持ちを伝えることもできるはず。あまり冷たくするのも考えものですが、ある程度は素っ気なく断ってしまうのもひとつの手です。

「大人数なら行こうかな」「1時間だけ顔出すのでもいい?」など、遠回しに乗り気ではないことを伝えてみるのもいいかもしれません。当たり前ですが、断りたいからといってスルーは厳禁。失礼であると同時に、逆に気を持たせる結果になってしまいかねません。

(3)恋人の場合

付き合っているという安心感から、ぞんざいな断りメールを送っていませんか? 恋人だから許してくれるだろうと、ごめんのひとこともなく断ってばかりいると、取り返しのつかない亀裂を生むことになるかも。

特に、付き合いが長いカップルほど、思いやりや優しさを忘れがち。初心に戻って「ごめんね」「行きたかったな」「また今度ね」など、愛を感じることができるメールにしましょう。

6:まとめ

断るほうも断られるほうも、気遣いがあれば大丈夫。大袈裟にする必要はなく、基本の礼儀さえ守っていれば変わらず良い関係を保てるはずです。断りメールのポイントを押さえつつ、誠意を持った大人の対応をしていきましょう。