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メール返信の書き方&マナーまとめ|送信するのに適したタイミングもチェック

月島もんもんM.Tsukishima

目次

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1:いるいる!マナー知らずのメール返信をする困ったちゃん

たまに、仕事のメールなのに、フランクな口調で書かれていたり、宛先や署名がないものが送られてきたことはないでしょうか。突然、過去のメールの履歴の上に、「それって何の件ですか?」という一文がポンと添えられたメール……。ちょっとびっくりしてしまいますよね。

特に、現在50代くらいの人に多いように感じます。なぜ、そういったメールを送ってしまうのか……それは、マナーを知らないから。おそらくビジネスメールにマナーが存在することを知らない、あるいは知ろうしていないからでしょう。しかし、そんな人に憧れるでしょうか。

プライベートでのメールとは異なり、ビジネスメールというのは、さまざまな決まりごとやマナーが存在します。メールという、効率化を求めて生まれたツールでありながら、そこはビジネス上の人間関係ですから、相手の立場に立って、気持ちよく受け取れるようにするのが礼儀というもの。

これを機会に、基本的なマナーをおさらいしておきましょう。

2:件名や引用の注意点は?ビジネスメールの書き方のマナー6選

ではさっそく、最低限押さえておくべき6つの項目をご紹介します。WEBライターとして、日常的にクライアントとのビジネスメールを送受信している筆者がマナーをご紹介します。

(1)ToとCCとBCCはしっかり使い分ける

ビジネスメールを行う場合、送信方法の「To」と「CC」、「BCC」はしっかり使い分けましょう。「To」は直接対応するメインの相手。「CC」には情報を共有を行いたくて、かつメインの相手にも情報共有していることを知らせたい相手。「BCC」には情報共有をしたいけれど、ToとCCの相手には隠したい相手を入力しましょう。

「CC」は全員のメールアドレスが送信者に表示されます。全員が関係者、お互いに知っている相手であれば問題ありません。しかし、とくに社外の人など、知らない人が入っている場合、「誰これ?」となりますし、個人情報の漏洩になる可能性もあるので、注意が必要です。

(2)件名の書き方

件名はひと目見て内容がわかるように書きます。これは「ひと目」でというところがポイント。「先日はお世話になりました」「打ち合わせの件」などとすると、内容がお礼ということ、打ち合わせ関連だということはわかりますが、誰からのどの話なのか、ということまでわかるようにしたほうが親切ですよね。

「8月22日12時~の××の打ち合わせについて(△△社/月島より)」や「【〇〇社】××のお見積書の送付」など分かりやすくしましょう。その際、【 】などのくくり記号を用いると、さらに読みやすくなります。

(4)メールのフォーマット

ビジネスメールには書き方の型があります。一般的によく使われているのが以下になります。

株式会社〇〇
営業本部
部長 ▲▲ ▲▲様

日頃より大変お世話になっております。
株式会社■■ ××部の月島です。

●●についての打ち合わせ日程をご相談したくご連絡させていただきました。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
著名
――――――――――

こうした全体的な流れをまずは覚えておきましょう。

(5)宛名の記入方法

メールの冒頭の宛名は、「会社名、部署名、役職名、氏名」の順に記載しましょう。会社名で一度改行し、部署名でもう一度改行して役職名と氏名を記載するのが一般的です。

氏名がわからない場合は「ご担当者様」と書いておきましょう。

会社名は前株か後株か役職名に誤りはないか、十分に気をつけてください。また、部長様などのように、役職名に敬称をつけるのは誤りなので注意してください。

団体や組織にメールを送る場合は、誰がメールを読んでもいいように「株式会社〇〇 御中」や「株式会社〇〇 営業部 御中」を使います。大勢の人に読んでもらうメールの場合には「関係者各位」や「〇〇部各位」などを用います。

BCCで一斉送信している場合は、「BCCで一斉送信しております」といった感じでひと言冒頭に添えましょう。

(6)挨拶の仕方と名乗り

宛名を書いたら、次は挨拶と送り主を名乗ります。挨拶は送る相手との関係性や内容によって適宜変えるようにしてください。「いつも大変お世話になっております」だったり、「ご連絡ありがとうございます」などです。

その次に「〇〇株式会社の〇〇です」といった感じで、自分の身分を名乗ります。「年の瀬を迎え、ご繁忙のことと拝察いたします」など、時候の挨拶を入れてもいいでしょうが、メールでは不要という考えもあります。また、しかし、お詫びのメールのときは「いつも大変お世話になっております」と挨拶は簡単にして、すぐに本題に入りましょう。

(7)結びと署名

本文を書き終えたら必ず結びのひと言を添えましょう。例えば、「よろしくお願いいたします」や「今後とも、何卒よろしくお願いいたします」などです。

最後は署名です。書き方は以下のようにします。

*****************************************
会社名、部署名
指名
郵便番号、住所
電話番号、FAX番号
メールアドレス
ホームページURL
****************************************

本文と見分けが付きやすいように、何かの記号で罫線をつくり、区別しておきましょう。

3:メール返信までの理想的な時間と時間帯

ビジネスメールを送る場合、曜日と時間帯に注意を払うのがマナーです。

(1)ビジネスメールはビジネスアワーに

メールだからといって何時に送ってもいいわけでありません。基本的には、相手が仕事をしている時間帯と曜日に送るように心がけましょう。深夜にメールを送るのは、マターとしてはNG。もし夜の遅い時間帯にメールを送る場合は、その理由を記載しておきましょう。海外から送る場合は時差があることを書くと誤解が生まれずにすみます。

(2)返事がほしいときは午前中に

早めに回答がほしい場合はメールを送る時間帯を午前中にすると効果的です。金曜日にメールを送る場合は週明けになってしまうことがあるので、その日に返信が欲しい場合は午前中に送りましょう。

(3)基本は平日に送る

相手が休日の場合、メールを送るのは避けましょう。「出社したときに見てもらえばいいや」と思っても、メール転送などを行っていて、休日にそれを確認させてしまう可能性もあるからです。

期限なども問題で、どうしても送らなければいけない場合は、その理由を記載したほうがベターですし、緊急性が薄いのであれば、「ご対応は週明けで構いません」などと、添えておきましょう。

4:まとめ

一般的なメールの書き方やマナーをご紹介しました。どんなメールを送るのかによっても本文の書き方は変わってきますが、そこは臨機応変に。

大前提として、わかりやすく、読みやすく、返信しやすく、ということを忘れずに。また誤字があると、余裕のなさを感じさせてしまったり、不用意な人間である印象を与えてしまったりするので、フォーマットを用意したりして、効率よく、好印象のメールが送れるように準備しましょう。