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メール転送の方法は?スマホからPCにPCからスマホへの設定方法

松田優Y.Matsuda

目次

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1:メール転送サービス使ってる?

メールを手早く転送できる「メール転送サービス」があることを知っていますか。ビジネスの場では、届いたメールの内容を上司や他の部署の人に転送したり、移動先でもメール内容が確認できるよう自分のPCとスマホ間でメール転送をする人もいるでしょう。

そんなときに「メール転送サービス」を利用すれば、手動で行わずとも、指定したアドレスに自動的にメール転送ができます。使い慣れると便利なサービスですが、実際にメール転送サービスを利用している人はどのくらいいるのでしょうか?

そこで今回『MENJOY』では、20~40代の男女500名を対象に、独自のアンケート調査を実施。「メール転送サービスを使ったことがありますか?」という質問をしてみました。

結果は以下のとおりです。

使っている・・・78 人(16%)

以前使っていた・・・56人(11%)

使っていない・・・209人(42%)

そもそもメール転送サービスを知らない・・・157人(31%)

メール転送サービスを利用していない人がほとんど。中には「使い方がイマイチわからない」「便利とは聞くけど結局手が出せずにいる」と気になってはいるものの、うまく使いこなせていないという人も多いようです。

2:パターン別メール転送の方法5つ

そもそもメール転送はどのようにしたらいいのでしょうか。どのメールに必ず転送機能はついているので、それを使えば手動で行うことは可能です。ここではパターンごとにメールの自動転送設定の方法などをご紹介します。

(1)iPhoneからパソコンに自動転送する方法

iPhoneに届いたキャリアメールの自動設定サービスは、キャリアによってはない場合もあるようですが、iCloudのメール(@icloud.com)であれば設定することが可能です。

パソコンからGoogle ChromeでiCloudにサインインして、メールアプリ内の「設定」から「環境設定」へ。「メール転送先」にチェックを入れたら、自動転送先に設定したいPCのールアドレスを入力して完了です。

(2)アウトルックから他のメールアドレスへの自動転送方法

Windowsユーザーいはメーラーとして「Microsoft Outlook」を使っている人も多いでしょう。この場合、転送先アドレスをあらかじめアドレス帳に登録しておけば、簡単に自動転送ができます。

自動転送をするためには、「オプション」から「電子メールの整理」、「受信トレイのルール」へと進みます。「受信メッセージに対する新しいルールの作成」を選択したら、受信メールに対する条件があれば設定し、次に進んで「名前/パブリックグループに転送する」にチェックを入れて、アドレス帳ビューから転送先のメールアドレスを設定したら完了です。

また同じ設定方法で「リダイレクト」として設定すれば、受信者に届く転送メールが差出人から直接送信されたように見えるようにできます。

(3)Gmailの自動転送方法

WEBメールである「Gmail」を仕事用のメールアドレスとして活用する方も多いでしょう。Gmailでは手動でのメール転送はもちろんのこと、自動転送機能を利用することもできます。

自動転送機能を有効にするには、「設定」から「メール転送と POP/IMAP」タブから「転送」へ進み、「転送先アドレスを追加」でメールアドレスを入力すれば、自動転送設定が完了します。しかし転送先のアドレスとして設定できるのはひとつのみになります。

(4)Yahoo!メールの自動転送方法

「Yahoo!メール」の場合もGmail同様、メールアドレスひとつのみ自動転送をすることができます。メール管理から「IMAP/POP/SMTPアクセスとメール転送」をクリックし、「ほかのメールアドレスにメールを自動転送する」にチェックを入れてメールアドレスを入力すれば完了です。ただし、自動転送されたメールはYahoo!のメールボックスに残らないので注意しましょう。

(5)プロパイダごとのメール自動転送サービスを利用する

「ZAQ」や「BIGLOBE」などの利用しているプロパイダにて作成したメールアドレスにて自動転送を設定するときは、別途自動転送サービスを契約することになるケースがほとんどです。プロパイダごとに自動転送の設定方法や転送先の指定可能件数、必要な料金などが異なるので、事前に確認しておきましょう。

3:便利なメール転送アプリ3つ

「自分のPCとスマホ間でスムーズにメール転送したい」「仕事場にいないときにスマホで手軽にメール転送したい」という人は、アプリ内でメール管理ができる&メール転送ができるアプリを活用しましょう。出先でも手軽に使えて便利なメール転送アプリをご紹介します。

(1)メール: myMail

「メール: myMail」は、Gmailやアウトルック、Yahoo!メール、iCloudなどの複数のメールアドレスをひとつのインターフェースにまとめられる便利なアプリです。アプリ内でメール転送もでき、何度も使用している連絡先が自動的に表示されるので、特定の相手に対して頻繁にメール転送をする人ほど使いやすいシステムです。

(2)Spark

「Spark」も同様に複数のメールアドレスをアプリ内で一括管理でき、そのままメールを転送することも可能です。届いたメールを自動的に分類し、重要なメールをわかりやすく表示してくれるのが大きな特徴で、受信メールが多すぎて大切なメールを見通しがちという人にもおすすめです。

またチームメンバーで「Spark」のチャット機能を使えばさらに便利に。自分宛に送られてきたメールの内容をチャットで共有できるので、一般的なメール転送よりもすばやく情報を共有することが可能です。

(3)Slack

ビジネスチャットアプリの定番である「Slack」ですが、実はメールをそのまま直接アプリ内に送信することができます。

ワークスペース内から転送用のメールアドレスを作成し、転送設定をすれば、いちいちメールから本文を貼り付けたりする手間がなく、メールの内容をアプリ内に持ち込むことができます。仕事で「Slack」を使用している人は、ぜひアプリ内の転送機能を有効活用しましょう。

4:メールを転送するときのマナー3つ

メール転送にもきちんとしたマナーが存在するのですが、意外と知られていないもの。社会人なら必ず覚えておきたい、メール転送時のマナーを3つご紹介します。

(1)件名にある「Fw:」は消さない

転送メールの件名には「Fw:」と自動的に入力されますが、これは「これは転送されたメールですよ」と相手に伝えるものなので、消さないようにしましょう。基本的に自動入力された件名から変更する必要はありませんが、「Fw:」の前に「ご対応のお願い」など、端的に転送メールを送った意味や要件を伝えるとより親切でしょう。

(2)本文に転送する目的を書き添える

メール転送時は、受け取る側がなぜ転送メールが送られてきたのか、このメールを確認して何をすればいいのかを把握するためにも、「なぜこのメールを転送したか」という理由を端的に書き添えておくことが重要です。

本文にはまず「〇〇様」「〇〇部長」など送り先の宛名を書き、「お客様から以下の問い合わせがありました」など転送した目的を簡潔に記載しておくようにしましょう。

(3)転送する内容は書き換えない

メールの内容を丸ごと伝えたいから転送しているのにも関わらず、本文の内容を書き換えてしまっては意味がありません。転送する内容は書き換えず、そのまま送るのがメール転送において最大のマナーです。

また、元の本文中に誤りがあった場合でも勝手に書き換えるのはマナー違反。誤りを訂正する場合は、冒頭のあいさつ部分など転送内容とは異なる部分にて引用して訂正するのがいいでしょう。

5:メール転送ができない…考えられる原因は?

メールを転送しようと思っても送信ができないケースもあります。メール転送ができない原因としては、相手のメールアドレスの受信設定やメールサービスの一時的な不具合が考えられます。

相手が受診したメールを別のアドレスに自動転送している場合、メール転送時にエラーメールが届く場合があるため、何度送ってもエラーメールが届く場合は、相手の受信設定に問題がないか確認しましょう。

また、メールサービスによってはウイルス対策のために一部の形式ファイルの送受信を規制している場合があります。ウイルスを広める可能性のあると指定されている形式の画像やリンク、コンテンツが添付されていないかチェックしましょう。

他にも送信先に存在しないアドレスが一定数以上ある場合や、一日に膨大な件数のメールを送っている場合にも送信制限がかかってしまうことも。これはメール転送時以外にもいえることなので覚えておきましょう。

6:まとめ

特定の相手に転送することが多い場合や、PCとスマホ間で頻繁にメールを転送する場合は、ぜひメール転送のやり方を見直してみてはいかがでしょうか。また、転送メールを他人に送る場合は、そのマナーにも十分配慮しましょう。