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メール返信のマナーは大丈夫?就活での「メール返信のマナー」の基本17選

大山奏K.Ohyama

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目次

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1:メール返信マナーは社会人のマスト事項

今はLINEなどのメッセージアプリやSNSをつかって会話をする人が多いので、社会人になるまでメールをあまり打ったことがなく、「メールにおけるマナーなんて知らない」という人もたくさんいるでしょう。

そんな人たちが最初にメールで悩むのが就職活動のときではないでしょうか。メールのマナーがなっていないせいで、相手に悪い印象を与えてしまう危険性もあるので、しっかり知っておく必要があるでしょう。

そこで今回は、特にメールの返信のマナーについてご紹介します。

2:就活でのメール返信マナー7つ

まずは就活でのメール返信の基本的なマナーについて説明します。

(1)返信メールで「件名」はどうする?

ビジネスメールでは、相手が件名を見ただけで何についてのメールなのかが伝わることが大切です。

メールで返信を書こうとすると「Re」が付きますが、これはそのままつけておいてOKです。むしろ、返信ならば外すべきではありません。外してしまうと、別のメールとして振り分けられてしまうので、「ひと目でなんの目的のメールなのかの判断できる」というマナーから外れてしまうからです。

何度もやり取りをして「Re」がたくさんついてしまい、肝心の件名の中身が読めないくらいになったら、「Re」をひとつだけにするのもよいですが、そうすると、これも別のメールと判断されてしまうこともあるので、ひとつのやりとりをツリーにしたければ、消さないほうがマナーといえます。

(2)メールを返信する時間は?

メールを返信する時間については、なるべく早くが基本だと覚えておきましょう。先方はレスポンスが早くてわかりやすいと好印象をもちやすいです。できれば24時間以内には、読んだことを示す一報を送るのがマナーです。

返信する時間は、できれば相手の会社の業務時間内がベストです。ただし、就職活動中であれば、授業やアルバイトなどで難しいということもあるでしょう。その場合には、あまり夜遅くならないことを心がけてください。

夜中に返信をするなら、メールの予約機能などを使って、翌日の午前中に届くようにすると良いでしょう。

(3)メール返信時の「引用」の使い方

メールの返信をする際、相手からの質問文などを引用して答える場合もあるでしょう。その時には、引用部分の前に「>」をつけるとわかりやすくなります。

メールソフトなどで、返信をしようとすると勝手につくことも多いですが、つかない場合には自分でつけて返信をしましょう。

(4)就活メールで返信が遅れた場合は?

就活メールで先方から何かが届いているにも関わらず、24時間以上相手を待たせてしまった場合は、返信が遅れたと判断して対処をしたほうが良いでしょう。

具体的な対処法は「メール本文の冒頭に謝罪の文章を入れる」です。「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」など、簡潔で良いのでひと言入れておくのがマナーです。

(5)就活メールの返信が遅れそうな場合は?

就活メールでは、考える時間が必要だったり、日時調整が必要だったりして、返信するのが24時間以上かかりそうなんてこともありますよね。

その場合には、返信をせずに相手を待たせるのではなく、時間をもらうための返信をするのがマナーです。

ポイントは返信が遅れる理由と、いつまでかの期限を書くこと。「日程調整のため」など、どうして返信が遅れてしまいそうかを伝え、「大変申し訳ございませんが、〇月〇日までお時間を頂戴したく存じます」などと期限を切りましょう。

(6)ビジネスメールの返信はどこまでするのが正解?

メールの返信って、どこまですれば良いのか悩んでしまうこともありますよね。基本としては、自分から送った場合、「自分→相手→自分」の1往復半で終わらせると思っておけば大丈夫です。自分から質問や内容などを送り、相手に回答をもらい、そのお礼を書いて終了するというイメージです。

相手からの返答を見て、再度調整・確認事項などが出てきた場合にはその内には入りませんが、あまりにやり取りが多くなってしまわないよう、最初から要点をコンパクトにまとめることも必要です。

(7)署名は?

就活メールでも相手があなたに連絡をしたいと思ったときにすぐに連絡ができるように、最後に署名をつけておいたほうが良いでしょう。

署名についてはフルネーム、電話番号などの連絡先、メールアドレスが最低限必要です。住所や学校名を書いても悪くはありません。しかし、個人情報保護の観点もありますし、書きたくない場合には書かなくてもOKです。

3:面接の日程調整メールに対する返信マナー4つ

続いて、就活の面接での日程調整に対する返信マナーをご紹介します。

(1)相手方の提案してきた日程でOKの場合

先方が提案してきた日程で調整がつきそうな場合には、相手が書いてきた日時をわかりやすく記載し、その日、その時間で問題ないことを伝えましょう。

また、複数の日程を提案され、複数の日程で調整ができる場合は、可能な日をすべて記入したほうが先方が調整しやすくなります。

日程の確認で間違いがないように「〇月〇日(金曜)13時から」など、月日、時間、及び曜日を記載したほうが良いでしょう。

(2)相手方の提案とは別の日程を希望する場合

先方が提案してきた日で調整ができない場合には、まず調整できなくて申し訳ない気持ちをメールで伝えましょう。このとき、なぜその日程が無理なのかも簡単に伝えられるとさらに良いですね。

そのうえで、希望する日程を複数候補提示して、相手方に調整のお願いをします。

(3)面接の日程確定メールへの返信マナーは?

先方との面接日程が確定したら、面接の日程確定メールが相手方から届くことと思います。そのメールが来たら、必ず返信メールを書きましょう。ただし、返信不要の文言が入っていた場合は除きます。

基本的には日程を調整してもらったことのお礼と、再度日時・場所の確認ができていれば問題ありません。また、「当日は何卒よろしくお願いいたします」など締めの言葉も忘れずに。

(4)面接の日程変更メールへの返信マナーは?

一度決まった面接時間が変更になるケースもあるでしょう。先方から日程変更する依頼メールがあり、ここまで説明したとおりに調整がつく場合は、その旨を了解したことの返信を送ります。

もし変更日時に都合がつかない場合は、また自分から別の日を複数提案するかたちで、返信メールを書きましょう。

急な予定などでどうしても面接を変更してほしいという場合には、相手方が納得してくれる説明を簡潔に伝えつつ、変更してほしい日時を複数提案するかたちでメールを書きます。

相手が了承してくれた場合には、それに対するお礼の返信メールをもって終わりとします。

4:こんなときどうする?ケース別・就活のメール返信マナー6つ

最期に、就活メールでよくある悩みや質問から、返信マナーを紹介します。

(1)就活の質問に回答してもらったときのお礼の返信メールの書き方は?

就活の最中には、先方に対して質問したいことが出てくることもあるでしょう。わからないことはわからないとはっきり伝え、質問することは重要です。

質問への回答を送ってもらったら、そのまま放置せずに、時間を割いて質問に回答してもらったことへのお礼を伝えましょう。

また、ただ「ありがとうございました」だけでは、あまりいい印象を与えることができないため、その回答を見て感じたことなども、ひと言ふた言添えたほうが、相手も答えた甲斐があったと感じてくれるでしょう。

(2)相手からの返信が遅い場合の催促メールの書き方は?

相手からの返信がくるはずのメールを送ったのに、営業日で数えて3~4日待っても返事がこない場合には、催促のメールを送ることになります。

メールを書く際には、自分のほうに不手際があった可能性も考えて、相手を非難するような内容は決して書かないようにしましょう。メールを送った日時を書き、「お忙しい中恐縮です」という気持ちを込めたメール文面にするのがポイントです。

相手方にもう一度メールを探させないために、再度同じ内容を記載するという方法もあります。

(3)相手に「返信不要」と伝えたい場合は?

内容が十分に伝わっており、相手方に手間はとらせたくないというときには「返信不要」などの言葉をメールにつけることがあります。

就活の場合には「返信不要」だけでは上から目線になってしまうため、「このメールへのご返信にお気遣いなされませんよう」「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません」など、ていねいな言い方で伝えましょう。

(4)面接のお礼メールに相手から返信が来た場合は?

面接をしてもらったあとには、当日か遅くても翌日にはお礼のメールを送るのがマナーとされています。そのメールには基本的には返信不要と書くのですが、それでも丁寧に返信をしてくれる方もいらっしゃるでしょう。

その場合も、相手方への誠意を示すため返信をもらったことへのお礼を簡単に伝える返信メールを送りましょう。

(5)内定通知メールへの返信マナーは?【承諾の場合】

就職活動をしている中で、内定通知メールが来たときというのは、嬉しくて舞い上がってしまいそうですよね。ですが、この場合にも、ビジネスマナーを守った返信を心がけなければなりません。

内定を承諾する場合には、まずは自分の名前などを名乗ってから、メールを受け取った早い段階で、入社の意思を正しく伝えましょう。

その際、入社に向けての抱負なども付け加えて、お礼を伝えるのが返信メールの基本的な流れです。

(6)内定通知メールへの返信マナーは?【辞退の場合】

内定通知のメールをもらったけれど、他の会社からも内定通知をもらっていて辞退しなければならない場合もあるでしょう。

そういうときには、なるべく早く申し訳ないという気持ちを込めて内定辞退の返信メールを書きましょう。辞退するメールは心苦しく思うかもしれませんが、企業側からすれば早めに送ってもらえれば、対策を講じる時間があるかもしれませんし、相手のためにもなります。

内定を辞退する場合には、自分に対して時間を割いてくれたことへのお礼と、今後の相手の「益々のご発展」などを祈願する文章を添えるのがマナーです。

5:メール返信ひとつとってもマナーはたくさん

世の移り変わり、経済の変化、新しい生活様式の推奨などにより、就活の状況も変化しています。しかし、ビジネスメールの返信のマナーの基本は変わりません。

ビジネスメールのやり取りに慣れていない人の場合、「メール返信だけでこんなにマナーがあるなんて面倒」と感じてしまうかもしれません。しかし、メールというのは、顔が見えないやり取りであるぶん、心を込めて行わないと誤解を招いてしまうこともあります。そして、そこに配慮できることも社会人に求められるスキルのひとつです。

適当で良いやと考えていると痛い目を見ることになるかもしれないので、最低限のマナーはしっかり覚えておいてくださいね!