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メールの書き出しで相手の心をつかむ!相手別・季節別・英語で送る場合も解説

水野 文也F.Mizuno

目次

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1:メールの書き出しで読み手の心をつかみましょう

メールに限らず、どのような文章でも「つかみ」が重要。つまり、書き出しで相手の心をつかむのが鉄則です。

特にビジネスメールでは、書き出しが相手に対して礼を失するものとなれば、取り返しが付かないことにならないとも限りません。ビジネスシーンでの「定番」となる書き出しの挨拶やフレーズなどを、しっかりと憶えておきましょう。

2:目上の人や友達など相手別のメールで使う書き出し挨拶

メールの文面は簡潔に済ますのがエチケット。しかし、書き出しの挨拶まで割愛してしまうのはNG。ビジネスの場では言わずもがな、親しい友達であっても、挨拶ぐらいは書きましょう。

以下に、相手別やシーン別の書き出しに使用する「挨拶の定番」や「コツ」を項目別にいくつか挙げてみましたので参考にして下さい。 

1)友達など親しい間柄に出す場合

友達など、相手が親しい関係なら「おはよう」「こんにちは」「こんばんは」「お疲れさまです」といった気軽な挨拶で構いません。先輩など目上の場合は、相手との関係性に応じて、たとえば「おはようございます」「お世話になっております」とするなど、ていねいに書きましょう。 

2)ビジネスの場合

定番中の定番は「お世話になっております」です。これを「平素はお世話になり、感謝いたしております」といったようにアレンジするケースが一般的でしょう。もちろん、「お世話になっております」のままでも構いません。手紙のときに使う「拝啓」など頭語は省略します。

次にマナーですが、挨拶文のあとには名乗るのが基本。「いつもお世話になっております。○○株式会社の〇〇です」といったように、所属先を添えて名前を記します。ただ、同じ用件で何度かやり取りする場合、くどくなるので、2回目以降は名前のみでもOK。

名乗ったあとは、最近の出来事などを添え、本文に続けます。たとえば、最近ご馳走になった相手でしたら「過日はご馳走になり、ありがとうございました」など感謝の言葉を添えます。

3)返信する場合 

返信の場合は、メールをくれたことに対する感謝の意を表します。

書き出しとしては「ご連絡いただき、ありがとうございます」「ご返信いただき、感謝申し上げます」など、感謝の言葉も添えましょう。その際「さっそく」など、相手の迅速な対応についての触れると、さらに効果的です。 

4)初めての相手に出す場合

ビジネスの場では、初めての相手にメールをするケースが少なくないでしょう。書き出しの例をいくつか挙げてみました。 

ホームページを見てコンタクトを取る場合

「はじめまして。貴社のホームページを拝見してメール致しました」

第三者から紹介して貰った相手に出す場合

「突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。〇〇株式会社の〇〇と申します。△△社の△△様からご紹介いただき、ご連絡申し上げた次第です。

過去に名刺交換した程度の相手に出す場合

「突然のご連絡失礼いたします。以前、〇〇の集いで、ご挨拶させて頂いた〇〇株式会社の〇〇と申します」

3:ビジネスメールにも!英語で送るメールの正しい書き出し方

メールは簡潔に……と記しましたが、英文のメールの場合、より一層、簡潔に書くことを意識するようにします。

書き出しが重要なのは、英語、日本語と言語を問いません。以下に、いくつかのパターンを挙げてみました。

1)自己紹介から書き出す

自分の名前を先に紹介する、つまり名乗りは、ビジネスの世界では共通です。

My name is(I am)〇〇〇 and work at △△ Company. I was introduced you by Mr. □□ of our company.

意味は「△△社の〇〇です。弊社の□□氏から紹介されました」です。

2)目的から書き出す

英文メールでは、目的を明らかにする書き出しが多いです。日本語では結論を最後にもってきますが、英語の場合、通常の英文と同じく先に結論を述べます。

 I(We) have(some)question about your new product.

意味は「御社の新製品についてご質問があります」です。会社を代表する場合は「We」からの書き出しに。

3)感謝やお礼で書き出す

Thank you very much for your e-mail.

これがもっともベーシックといえるかもしれません。意味はおわかりになると思いますが、「メールありがとうございます」です。

メールのお礼からの書き出しは、和文メールと同じですね。

4)お詫びから書き出す

I am sorry to be late in answering your email.

 意味は「メールへの返信がおそくなりまして申し訳ございません」です。

5)英文で避けたい件名の言葉

書き出しではありませんが、以下の言葉だけで件名を記すのは避けましょう。

Hello

Thank you

How are you?

Present for you

Question

何気ない挨拶の言葉ですけど、スパムメールと処理されるリスクが高くなります。こんなタイトルのスパムメール、来ることが多くないでしょうか? 

4:例文あり!メールの書き出しで使える季節の挨拶

ビジネスの場において、メールの書き出しに時候の挨拶は基本的に不要です。しかし、さりげなく季節の話題に触れる程度の書き出しであれば、相手からの好感度がアップするかもしれません。 

とりわけ、親しい関係にある取引先、しばらく連絡を取っていなかった顧客などについては、一文添えてみましょう。 

1)春(4月~5月)

「日増しに日差しが春めいてまいりました」

「お花見の季節だというのに、すっきりしない天気が続きます」

「新緑が芽吹いてまいりましたが、朝晩の冷え込みは残っております」

2)夏(7月~9月初め)

「梅雨が明け、一気に夏の強い日差しが差し込んでいます」

「毎日炎暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか」

「今年は残暑が厳しくなっております」 

3)秋(10月~11月)

「秋風が心地よく頬をなでる季節となりました」

「冷たい木枯らしに、落ち葉がくるくると舞っています」

「今年も早いもので、師走を残すばかりとなりました」 

4)冬(12月~2月)

「寒さが一段と厳しくなってきました」

「師走の街の賑わいに、行く年を惜しむ気持ちが募ります」

「寒い日々が続きますが、お変わりありませんか」

5)「季語」でハイレベルを目指す 

1月は「新春の候」「大寒の候」、2月は「立春の候」「厳寒の候」、3月は「春暖の候」「弥生の候」などの季語があり、これらを挨拶に織り交ぜれば、相手に知性をアピールできますね。

「侯(こう)」は季節、という意味なので、「大寒の候、お元気でお過ごしでしょうか」といった感じで使用します。

5:まとめ

短い文章であっても、知性や品位が感じられるもの。それはメールでもいえることです。社会人として恥ずかしくないように、基本となるフレーズはしっかりと覚えておきましょう。