恋のなやみに効くメディア

メール返信のマナー11選!ビジネスメール返信のシチュエーション別例文

松田優Y.Matsuda

©gettyimages

目次

隠す

1:メール返信の仕方で困ったことある?

ビジネスメールというのは、相手に失礼がないようにしながら、簡潔でわかりやすく、そして迅速に送らなくてはいけない……と、クリアするべき問題がと多く、つい身構えたり、悩んでしまったりすることもあるでしょう。

今回『Menjoy!』では、20~30代の男女265名を対象に、独自のアンケート調査を実施。「ビジネスメールを返信するときに、困った経験はありますか?」という質問をしてみました。

結果は以下のとおりです。

ある・・・190人(72%)

ない・・・75人(28%)

ビジネスメールの返信に困った人は全体の7割と、社会人の悩みのひとつになっているのがわかります。

具体的には「わかりやすく伝えるためにどのように書けばよいかわからない」という構成に関する悩みや、尊敬語や謙譲語の使い方についての不安が多く見受けられました。

 

2:メール返信のマナー5つ

さっそく、ビジネスメールの返信マナーを押さえましょう。

(1)メール返信のときの件名は?

ビジネスメールの返信の際は、メールの履歴を件名から検索できるようにするため、件名を書き換えないのがマナー。また、返信の際に件名に「Re:」と付きますが、これはつけたままにするのが正解です。

万が一やりとりが長く続いて、件名が隠れてしまうほど「Re:」が増えた場合は、1~2個ほど残して削除しましょう。

(2)メール返信の引用はどこまで?

メールを返信する際は、相手のメール内容を部分引用して回答するのが基本です。なぜなら、何の返答をしているのか、ひと目でわかってもらうためです。その際には、元のメールの文章に半角で「>」をつけ、引用します。

使用しているメールソフトによっては、返信する際に自動で「>」を表示設定できる場合もあります。

また、引用部分は変更しないのがビジネスマナーです。元のメール内容に誤字脱字があっても、基本的にはそのまま引用しましょう。

(3)ビジネスメール返信の書き出しは?

ビジネスメールの場合、拝啓や敬具などの頭語や結語、季節ごとの挨拶といった前文は不要です。

その代わりとして「お世話になっております」や「お疲れさまです」と書き出し、日ごろの感謝を伝えるようにしましょう。

(4)メール返信の時間は?

ビジネスメールの場合、メールを確認したらすぐに返事をするように心がけ、遅くとも翌日までには返信するようにしましょう。

返信に時間を要する際は、すぐに返信できない理由と、いつごろ回答の返信メールを送るかの予定を明記し、目を通したことを伝えるための“取り急ぎ”メールを返信します。

また、メールを返信する時間帯は、相手がすぐに確認できる業務時間内が基本です。

時間外のメールは相手にとって迷惑なだけでなく、働き方改革が叫ばれる昨今、社会的にもNGです。早朝や18時以降は避け、忘れそうであれば、作成しておき、最適な時間に届くよう送信設定をかけましょう。

(5)「CCメール」への返信は不要

CCメールは、情報共有のためのメールです。CCで届いたメールを受診した場合、そのメールへの返信は、基本的には不要です。しかし、必要に応じて返信をすることは問題ありません。その際には、「CCから失礼します」といった断り文を冒頭に入れましょう。

 

3:メール返信のシチュエーション別例文5つ

シチュエーションごとに使える例文をご紹介します。

(1)メール返信でお礼が言いたい

お礼を伝える際は、

「先日は〇〇していただき、ありがとうございました。
おかげさまで△△することができました。」

と、何について感謝を述べているのか具体的に書きましょう。

さらに「特に××につきましては……」と、詳細を書くと、より感謝の気持ちが伝わりやすいです。そして、「お心遣いにいつも感謝しております」と日ごろの感謝を伝える一文を加えるとよいでしょう。

文末には「ご返信のお気遣いなさらぬようお願いいたします」と書き、相手の負担を減らすのがマナーです。

(2)メール返信で「了解」を伝えたい

「了解」という言葉は、目上の人やビジネスシーンでは使用しません。業務依頼が発生した際などの返答には、「承知いたしました」「かしこまりました」と言い換えましょう。

また、相手からの業務完了報告などについては、「ご対応いただき、ありがとうございます」という言葉で“了解”と同じ意を伝えることも可能です。

(3)メールの返信を催促したい

取引先の人に返事を催促しなければいけないシーンもあります。「メールを見てくださっていますか? 至急返信をください」などというのはもちろんNG!

催促する際には「度々のご連絡、失礼いたします」「追いかけ回して申し訳ございません」などと謝罪の言葉を冒頭に入れ、「お願いしておりました〇〇のお返事、いかがでしょうか。こちらの都合で恐縮ですが、実は締め切りが切迫しておりまして」とやんわりと伝えます。

あくまでも急いでいるのは自分。こちらの都合で相手を急かしていることを肝に銘じて、返信の言葉を選びましょう。

(4)お客さま問い合わせメールへの返信

顧客からの問い合わせメールは、他のどのビジネスメールよりもて丁寧かつわかりやすい内容にまとめることが大切です。

まず件名には会社名と本文の内容を簡単に明記します。本文は「いつも大変お世話になっております。〇〇社の××部、△△(名前)でございます。と挨拶からはじめ、次に、「お問い合わせをありがとうございます」と感謝の言葉をいれます。

1段あけて、いただいた問い合わせ内容を改めて書き、その次に返答を具体的に書きましょう。

返信はなるべくすぐに行い、メール対応に時間を要する場合は、自動返信メールを活用するなど、待たせない仕組みを構築しておきましょう。

(5)相手の提案を断りたい

取引先や上司からの依頼・提案を断る場合、まずは相手の気持ちや立場を考えたうえで、断り方を選びましょう。

「気にかけていただき大変光栄ですが、予算的に厳しいところがあり、弊社ではご期待に沿えそうにございません」「私には力が及びませんので、今回は辞退させていただきたく思います」など、相手を立てつつ、やんわりした言葉で断固拒否することが、角を立てないポイントです。

 

4:英語のメールの返信マナーは?

英語でメールの返信を行う際は、まず名乗り、挨拶をし、メールの目的を伝え、締めの言葉と署名で終わる、という流れは基本的に同じです。

挨拶で最もよく使われるのは「Thank you for」です。

Thank you for your prompt reply.(ご対応ありがとうございます)

Thank you for contacting us.(ご連絡ありがとうございます)

などが一般的でしょう。

ちなみに「Thank you」を「Thanks」に短縮するなどの略語や、「OMG(=Oh my god!の略)」をはじめとしたスラングを使用するネイティブの人もいますが、こちらは日本人。母国語でもないのに余計なことをする必要はないでしょう。大切な相手に対しては使わないほうが賢明です。

 

5:まとめ

ビジネスメールにおいて最も重要なことは、「相手を思い遣る気持ち」です。

内容をわかりやすく伝えることはもちろん、相手をねぎらったり気遣う一文を入れて、「心」を添えることを心がけましょう。そうすれば、自然と相手に伝わりやすく、心証のいいメール返信ができますよ!