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異動の挨拶メールにもう迷わない!社内や社外に送る異動の挨拶メールのポイント

松田優Y.Matsuda

目次

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1:異動の挨拶メールは誰に送るべき?

異動の挨拶メールは、お世話になった人に送るもの。

社内で挨拶メールを送るべき相手は、まず、部署内の全員。他部署なら、仕事でやり取りしたことがある人、元上司まででいいでしょう。

また社外の人に異動の挨拶メールを送なら、現在の取引先の担当者や顧客を中心に。過去に取引があったとしても、異動の時点でやりとりが発生していない人には、送らなくても問題ありません。

 

2:社内・社外への異動の挨拶メールのポイント3つ

(1)挨拶メールを出すタイミングはいつ?

異動が公式に発表になって以降、異動の数日前までには挨拶メールを出しましょう。

特に仕事で頻繁にやりとりする方には、できるだけ早くメールをして、必要であれば後任者への引継ぎを行わなければいけません。もしやりとりがないのであれば、異動の3日前くらいまでにメールをすればいいでしょう。

異動当日にメールをするのは避けたいところ。もしかしたら、話したいことなどもあるかもしれません。またギリギリだと、急いで返信しなくては……と相手を焦らせてしまうこともあります。

(2)挨拶メールは一括で送ってもいい?

本来ならばお世話になった人ひとりひとりに、感謝の気持ちを込めて挨拶メールをするのが望ましいところです。

しかし、人数が多かったり時間が足りなかったりするときには、BCCを使って一括で送っても構いません。その場合「まとめてのご挨拶となります無礼をお許しください」とひと言添えるといいでしょう。

また、上司やなど特にお世話になった人には、一括で送らずに、個別で送りましょう。また、社外の人に送るときは一括ではなく、個別に送るのがマナーです。

(3)メールには感謝の言葉を忘れずに

異動の挨拶メールの本文には、異動先と異動日を記します。用件のみの挨拶ではなく、お世話になった人への感謝の気持ちも添えましょう。

個別にメールを送るときは具体的なエピソードを書くと、感謝が伝わりやすいです。心がこもった文章であれば、あなたの印象が良くなり、今後も良い関係を続けることができるはずです。

社外への挨拶メールには、後任にすでに引き継ぎ体制が整っている旨なども盛り込むと、相手にも安心してもらえるでしょう。

 

3:異動の挨拶メールへの返信はどうする?3つ

(1)できるだけ早く返信をする

異動の挨拶メールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがマナーです。忙しくて手が離せないときは仕方がありませんが、何日も返信を後回しにしているのは失礼にあたります。どうしても時間がとれなくても、最低限、異動日までには返信するように心がけましょう。

返信をしないというのはもっての外です。マナーとして返信は必ずするものだと心得てください。返信することには、お礼を伝える以外にも、メールを受け取ったことを相手に知らせるという意味合いもあるからです。

(2)相手に喜んでもらう内容を心がける

返信メールの冒頭では、まずは挨拶メールをいただいたことに対するお礼を述べましょう。たとえ一括送信であっても、メールをいただいたことの感謝から始めるのがマナーです。

仕事でやりとりがあった場合は具体的なエピソードや思い出を盛り込むと喜ばれます。直接面識がないなら、間接的にお世話になった感謝を伝えるといいでしょう。

最後に、異動先で活躍を祈る言葉を入れるのもポイントです。新天地でも頑張ろうと思ってもらえるような文章を入れれば、より喜んでもらえます。

(3)返信先に注意をする

返信をするときは、宛先や名前に注意をしましょう。

氏名を間違えずに正しく書けているか、社名や部署、役職が間違っていないかを、送信する前にもう一度チェックします。一括で送信されてきた場合は、送信者だけに返信するように気をつけます。

件名は変えずに「Re:」はそのままにし、返信であることがわかるようにしておきます。これは異動する人は引継ぎなどで忙しい状態にあると考えられるため、挨拶メールの返信であるとひと目でわかるようにするためです。

 

4:外国人の同僚やクライアントへ!英語で送る異動の挨拶メールサンプル

(1)基本の定型文

異動を伝える定型文として覚えておきたいのが、「I will be transferred to ●● as of 〇〇.」という一文。●●には異動先の部署や支社名など、○〇には日付を入れます。

例えば、4月1日から営業部に異動する場合は、

「I will be transferred to the sales department as of April 1st.」

となります。

後任を紹介したい場合は、「Mr. (Ms.)●● will take over for me.(●●が引き継ぎます)」という一文を入れましょう。

(2)英語でも感謝の気持ちは忘れない

英語でも感謝の気持ちはしっかりと伝えるようにしましょう。

「Thank you very much for your great help in the office.(大変お世話になりました)」は同僚に送るときにぴったりですね。

「It has been a pleasure working with you.(一緒に仕事ができて光栄でした)」などは、社外への挨拶メールにも使える一文です。

(3)締めの一文

I look forward to working with you again. (また一緒に仕事ができることを楽しみにしております)」は、締めの一文にぴったりの英文です。

他にも、「Your continued assistance will be highly appreciated.(変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます)」という言い方で締めるのもエレガントです。

 

5:まとめ

異動の挨拶メールを出したり、もらったりすることは仕事をしていれば多くあること。そのときにしっかりと対応することで、あなた自身の印象もよくなります。

たかが挨拶メールとおろそかにせず、マナーをしっかり把握しておきたいですね。