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プレゼンのコツはこれだけ!失敗しないための原稿・スライド・話し方のコツ

水野 文也

水野 文也F.Mizuno

目次

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1:プレゼンテーションとは?

プレゼンとは、プレゼンテーションを略した言葉です。その意味を辞書で調べてみましょう。

プレゼンテーション【presentation】

1 計画・企画案・見積もりなどを、会議で説明すること。プレゼン。

2 フィギュアスケートの旧採点基準の一。プログラム構成、音楽との適合、演技、独創性など芸術的側面を採点するもの。芸術点。

出典:デジタル大辞泉(小学館)

ひと言で言えば、「説明すること」になるわけですが、多くの場合、「実際に形のないものについて、情報を的確に伝える」という意味となります。

例えば、開発中の新製品を説明するとしましょう。まだ設計図の段階であれば、実物はありません。なので、理解してもらうためには、正確にイメージを伝える必要があります。

そのためには、資料に必要な情報を盛り込み、簡潔かつ、わかりやすくすることが重要です。

資料としては、「パワーポイント」などのソフトウェアを使用するのが一般的。そこには文章だけではなく図表も加え、場合によっては映像、音声を盛り込んだり、試作品なども用意します。

 

2:例文あり!プレゼンの原稿のコツ

(1)まずは原稿を用意する

プレゼンする際、頭の中に説明する内容がしっかり入っているなら、アドリブで行っても構いません。しかし、表現が冗長になってしまったり、説明漏れしてしまったりなどのリスクもあるので、原稿を用意するのがベターでしょう。

(2)「5W1H」と「起承転結」

プレゼンの原稿で重要なのは、必要な情報を簡潔に漏らさず、順序立ててわかりやすくまとめること。そのためのコツを見ていきましょう。

プレゼンに限らず、他人に読ませるどんな文章を書くときでもそうですが、「5W1H」と「起承転結」のふたつをツボとして押さえましょう。

まずは「5W1H」について、例として「新商品の販売」を目的として、示してみました。

Why・・・なぜ必要なのか(例:20代女性にニーズがある)

What・・・どんな売り方をするのか(例:テレビCMや販促イベントの企画)

Where・・・どこで販売するのか(例:専門店、インターネット通販)

When・・・いつ売り出すのか(例:8月後半)

Who・・・誰が売るのか(例:自社の営業部隊)

How・・・いくらで販売するのか(例:当初は1,000円で設定)

上記のように、まず必要な情報を「5W1H」で整理し、そのあとに説明する際の手順を「起承転結」で組み立てます。

(2)歴史的プレゼンをお手本に

「起承転結」に関しては、2007年1月9日に、「iPhone」を世界に向けて初公開した、スティーブ・ジョブズ氏のプレゼンが優れた例として知られています。これをお手本にしてみましょう。

「起」・・・タッチ操作、革命的携帯電話、画期的ネット通信機器──この3つが一体となったものがiPhoneである。

「承」・・・これまでの携帯電話は簡単だけれどつまらない、スマートフォンは楽しいけれど難しい──そこで、楽しくて簡単なiPhoneを開発した。

「転」・・・スマートフォンのややこしいボタン操作をなくして、ディスプレイへのタッチだけにした。iPhoneで使うのはあなたの指だけ。

「結」・・・タッチ操作、革命的携帯電話、画期的ネット通信機器を一体にしたのがiPhoneである。

結論を先に述べ、詳細を説明し、そして、結論を再提示する形で結びました。

 

3:デザインや構成は?プレゼンのスライドのコツ

(1)資料はわかりやすくが第一

資料はプレゼンの命と言ってもいいでしょう。説明する際に、強い武器になってくれます。

例えば、これから売り出す商品などは、まだ形になっていないため、口で説明するのは容易ではありません。それが資料にイラストやCGなどで示されれば、受け手側もすんなりた理解することができます。

一方で、説明する内容がいかに素晴らしくても、わかりづらい資料によって、プレゼンそのものが台無しになってしまうこともあります。相手に伝わるように、資料はわかりやすく作成しましょう。

(2)4つの基本ポイント

それでは、資料を作成するにあたって、はどのような点に注意すれば良いでしょうか? 基本として以下の4点を押さえて下さい。

(1)文字は少なめに

(2)色は多くても3色まで

(3)小さいフォントを避ける

(4)持ち時間を考えてスライド枚数を作成

文字が多いと、ゴチャゴチャして読みにくいですよね。色についても同じです。ポイントの部分に何色も使うと、重要な部分がピンボケにならないとも限りません。また、フォーマットにある背景もシンプルなものがベターです。

小さいフォントは読みにくいために論外。必ず18pt以上にするようにしましょう。また書体はゴシック体にすると読みやすくなると思います。

さらに、時間と枚数の調整も重要。短い時間で、たくさんのスライドを見せられては、聞き手は流れを追うだけで疲れてしまいます。

(3)配布用は別に作成

現在のプレゼンは、パワーポイントで作成したスライド資料をプロジェクターで映し出すパターンが主流です。

まとめ方に決まりはありませんが、「5W1H」で整理した内容を「キーワード」「図形」「グラフ」にまとめ、それを「起承転結」で組み立てたシナリオに沿って、スライドに1枚1枚落とし込んでいきます。

配布資料は、プロジェクターで使用するものと別に作成するのがいいでしょう。その場合、持ち帰ってからじっくり読んでもらうため、より詳しい内容にします。

 

4:プレゼンの話し方のコツ

同じ内容の説明を聞いても、伝え方ひとつで聞いている人の反応が変わります。説明する人によって印象が違うという経験があることでしょう。

わかりやすく話すことは当然ですが、それだけでは相手の心はキャッチできません。用意した資料を棒読みするなど論外! 以下に、ちょっとしたコツを挙げてみました。

(1)「つかみ」を工夫する

聞き手が興味をもってノリノリになるか、しらけるかは最初が需要。そのため「つかみ」をひと工夫しましょう。例えば、相手にカンタンな質問してから始めるなども古典的なテクニックのひとつです。

(2)体験談など「エピソード」を入れる

実際に体験したことは、伝聞の何倍も説得力を感じさせます。脱線しすぎは本末転倒になりますが、「エピソード」は聞き手を退屈させません。

(3)「ここだけの話」をする

特に営業が絡んでいる場合、相手が聞いて得をしたと思ってもらうことです。このプレゼンを通してしか聞けない「ここだけの話」が効果的なのは、言うまでもないでしょう。

 

5:まとめ

プレゼンするときに、ついついできるだけ詳しく説明しようと思うかもしれません。しかし、人間が短時間で記憶できる内容は、それほど多くはありません。

もっとも重要なポイントが記憶に残るよう、キーワードを強調して簡潔に組み立てましょう。