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同窓会で幹事!「同窓会」成功のコツ「モテる同窓会幹事」になるには?

並木まきM.Namiki

目次

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1:同窓会幹事。幹事代行に頼むよりも?

昨今は、同窓会の幹事を代行してくれるサービスも豊富にあります。

しかし代行サービスに頼むよりも、自分でやったほうが真心のこもったおもてなしもしやすい!

代行サービスに頼んで失敗しちゃうと「やっぱり自分でやればよかった……」と、後悔してもしきれない展開になるケースも。自分でできるなら自分でやるに越したことはありません。

(1)同窓会の幹事は幹事代行サービスに頼む必要ナシ!

代行サービスは便利だけれど、自由がきかない部分もあるので、理想の同窓会がある幹事ほど「自分でやったほうが確実!」となります。

また同窓会からの恋愛を期待している幹事は、代行サービスに任せないほうが自分の理想とする席次やタイムスケジュールも組みやすいです。

(2)同窓会幹事をやることはそんなに大変じゃない?

同窓会幹事って言葉の響きは大変そうですが、落ち着いて“やることリスト”をつくってみると、そこまで面倒な話もでもないことがわかります。

やることが明確になれば、あとは粛々とこなしていくだけ。思っているよりも「大変じゃなかった!」と口にする人も多いです。

昨今は、アプリとかネットも使える時代。少し前みたいに全部をアナログに処理する必要もないですしね!

 

2:同窓会幹事の仕事はこれだけ!やること5選

では同窓会の幹事になってしまったら実際に何をやればいいのか? やること5選をご紹介します。

(1) 名簿集め

出席者を募るために、対象者の名簿を集めるのが幹事のファーストジョブ。

学生時代の名簿を、軸にしていきます。

みんなの動向をすべて把握するのは難しいので、「そういえばあの子、結婚したって聞いたけど、新しい名前も住所も不明!」ということがあっても、最初は一律で名簿通りに招待状を出してみるのが手間を省く方法です。

本人は実家を出ていても、実家はまだ名簿通りの場所にあってハガキが届く、というパターンが多いです。

(2)開催場所・日取り・時間などを決める

幹事が自分だけの場合はひとりで、複数人いる場合にはみんなんで相談しながら、同窓会の場所・日取り・時間などを決めていきます。

「平日の夜のほうが集まりやすい?」「土曜の夕方からがいいかな?」など、参加者の年代や学校の地域などを考慮しつつ、いちばん人が集まりそうなタイミングを狙っていきましょう。

(3)テーマを決める

オフィシャルな同窓会幹事の場合はこの手間は不要ですが、個人的に集まろうとしている同窓会の場合には、テーマを決めると盛り上がります。

案内が届いた人が「この同窓会、なに?」と不可解な気持ちにならないよう「卒業から10周年記念」とか「あの感動の卒業式からちょうど15年! みんなで集まろう会開催決定!」とか「3年C組の中川君が芸人デビュー!それ以外の人の近況も語り合おう会」とか、ちょっとユーモアも交えながらテーマを決めておくと、ワクワクした感じを演出できます。

(4)お知らせの送付

名簿が揃ったところで、今度はハガキの発送です。同窓会の日時、場所、会費などを書いて、お知らせを送ります。

同窓会の規模によっては、LINEでことが足りてしまうケースもあるので、ここはケースバイケース。

(5)出欠確認

誰が出席で誰が欠席なのかを返事が届いた人からチェックしていきます。

ここで、名簿に送ったハガキが戻ってきているものもチェック。戻ってきちゃった人の最新の動向を知っていそうな人に「●●さんと、連絡取れる?」などを尋ねる手間もあります。

この手間を省略しちゃう幹事もいますが、同窓会はたくさんの人が集まったほうが盛り上がるので、面倒でもこのひと手間は重要です。

 

3: LINEも活用!同窓会、人の集め方のコツ

同窓会の人集めは、“人の数のチカラ”がものを言います。

ひとりで集めようとすると限界があるので、幹事同士で協力しあったり「参加」の連絡をくれた人を巻き込んで「他の人にも声かけて!」とお願いしていくと、友達が友達を呼び、参加者が増えます。

昨今はLINEもあるので、同窓会出席者の中で知っているアカウント全員にLINEして「同級生の連絡先を知っている人は教えて!」を、呼びかけることもできます。便利な時代ですね!

 

4:同窓会幹事必見!挨拶のコツ

同窓会の幹事は、いざ同窓会が始まった場では、幹事として挨拶をするのが慣例。

フォーマルな同窓会ならば、それなりのオフィシャルな挨拶を考える必要があります。

「やばい。人前で挨拶なんてしたことない!」という人でも、ネットを駆使すればそれっぽいご挨拶文を簡単に探せる時代なので、そこまで心配はいりません。

また、オフィシャルではなくアンオフィシャルな同窓会の場合には、挨拶も多少砕けていて問題なし。

集まってくれた人への感謝や感動を伝えつつ、みんなが「来てよかった! 幹事、お疲れ様!」と思えるようなメッセージを発してください。

 

5:同窓会で幹事するなら!役立ちアプリ3選

続いて、同窓会で幹事をする人に役立つアプリを3選ご紹介していきましょう。

ここでご紹介しているアプリの情報は、2018年1月13日現在のものです。

(1)『LINE』

LINEには、出欠確認ができる各人のスケジュール調整機能があるので、相手のアカウントがわかっている場合には、LINEだけで日程調整や出欠確認をとることも可能。

大規模な同窓会ですと、アカウントを知らない人も呼ぶので中途半端な管理になってしまいますが、全員アカウントを知っている場合にはこれ以上便利なツールはないかも!

(2)『Peatix(ピーティックス)』

イベント管理ができるアプリがあると、細かい情報も瞬時に共有できるので便利です。

『Peatix(ピーティックス)』を使うメリットとしては、事前の決済ができる点。

参加表明だけで終わってしまうと当日のドタキャンによる会費トラブルがおきかねません。事前に決済が終わっていれば幹事としてはひと安心です。

当日の会費授受も不要になるので、幹事の負担がかなり軽減されるアプリです。

(3)『connpass(コンパス)』

イベント管理ができるアプリで、TwitterやFacebookにイベントを公開すると、自動的にお知らせを出してくれる機能が便利。

イベントの開催日が近づくとリマインダーを出してくれるので、幹事の事務も軽減してくれます。

 

6:少人数でやる同窓会…成功のポイントは?

さて「同窓会」には大人数で集うオフィシャルな会もあれば、少人数で集うプライベートの延長のような会もあります。

少人数でやる同窓会を盛り上げるポイントは、参加者選びにかかっていると言っても過言ではありません。

当時仲が良かったひと同士を呼んだとしても、卒業後に何らかのトラブルがあって疎遠になっている可能性も。なので、参加者決めは幹事の一存よりも、参加する人たちの意見を聞きながら決めたほうが安心です。

 

7:同窓会幹事はどんな服装がいい?

オフィシャルな同窓会ならスーツ、あるいはジャケット着用が無難ですが、アンオフィシャルな同窓会なら服装は自由で問題ないでしょう。

むしろ洋服は“今の自分”を知ってもらうメッセージ。お気に入りの服を着て行きたい場面でもあります!

同窓会のテイストや卒業校の風土にもよるものの、基本的には「何でもあり」と言えるでしょう。

 

8:同窓会幹事はお礼にプレゼントをもらえることも?

同窓会メンバーが、当日、幹事にサプライズでプレゼントを贈ることもあります。

「面倒な幹事を引き受けてくれてありがとう!」という感謝の気持ちを、贈り物に託してくれるわけですね。

ここで贈られるプレゼントとして定番なのは、お菓子の詰め合わせやタオルやハンカチなどの“ちょっとしたもの”。

気負わずに使えるアイテムなら、幹事としても恐縮しすぎずに受け取りやすいですしね。

余談ですが、反対に、幹事が参加者たちにそれぞれの会費の中から記念のプレゼントを準備している同窓会も少なくありません。

 

9:同窓会幹事、余ったお金はどうする?

ところで、幹事をしていて当日にお金が余っちゃうと「うわー。みんなに返さなくちゃ! でも参加者で端数が割れない金額だし、ひとりあたりは数百円だしどうしよう……」となることもあります。

そんなときには、2次会でそのお金を使ってしまうのがスマート。

このとき、勝手に使うのではなく1次会の終盤で、幹事として全体に対し「今日は全体で5,000円が余ったんですが、みなさんにお返しするのはちょっと大変なので、2次会の費用に充ててしまっていいですか?」と、ひと言添えておくのをお忘れなく。

2次会は全員が参加するわけではありませんが、「余ったお金を、今日のみんなのために使う」という精算法は、みんなに納得してもらいやすいですよね。